<< 보고서 쓰기 >>
일부 직장인의 가장 큰 문제는 상대방 입장에서가 아닌, 쓰는 본인 입장에서 쓴다는 겁니다.
이를테면 ‘글꼴’ 있잖습니까. 보통 굴림체나 명조체 혹은 바탕체를 많이 쓰는데요.
궁서체나 편지 체 같은 걸 쓰는 식이죠.
어떤 분은 행갈이를 전혀 안 하고 제출합니다.
보고서는 내용과 형식으로 구성되는데요.
즉 컨텐츠와 폼입니다. 컨텐츠도 중요하지만 폼도 중요합니다.
형식이 낯익지 않으면 읽는 사람이 읽기 힘들고, 당연히 좋은 점수를 받기 어렵습니다.
"보고서, 상대의 입장에서 써라"
잘못된 보고서의 또다른 특징은 규칙을 지키지 않는 경우입니다.
이를테면, 1장짜리로 보고서를 쓰라고 했는데,
꼭 두 세 장 쓰는 사람들이 한 두 명은 있습니다. 감점요인입니다.
원래 목적에 맞지 않게 보고서를 작성하는 경우도 해당됩니다.
이를테면 '무한도전'을 보고 보고서를 써오라고 했는데.
'1박2일'을 리뷰해가는 경우죠. 출제자 입장에서 볼 때, 규칙에 어긋나면 점수를 줄 수 없습니다.
보고서 쓰기, 아니 비즈니스 라이팅의 가장 중요한 점은 바로 여기에 있습니다.
상대 입장에서 글을 쓰는 거죠.
시중에 나온 책 중에 <대통령 보고서>라는 책이 있는데요.
청와대 비서실에서 어떻게 보고서를 쓰는가 하는 내용입니다.
거기 보면 보고서 작성법의 첫 번째가 다음과 같다고 말합니다.
[보고 하고자 하는 내용 중에서 가장 비중 있는 사안을 앞에 부각시키고,
중요하지 않은 사안은 뒤쪽에 배열하라] 두괄식으로 써야한다는 것이죠.
인터넷에 보면 <미국 CIA의 정보보고서 작성 기본 10원칙>이라는 내용이 검색되는데요.
거기에도 제1원칙이 [결론을 먼저 서술하라]입니다.
최근 SK텔레콤 정만원 대표가 한 말이 언론에 보도되어 이슈가 되었는데요.
올해 초 취임한 정 대표는 전 직원에게 <1장짜리 보고서>를 주문했습니다.
또한 좋은 보고서엔 ‘상상을 초월하는 보상’을 하겠다고 했습니다.
실은 그 말은 창의적인 제안을 하라는 뜻으로 분석됩니다.
즉, 좋은 아이디어를 바탕으로 1장짜리 보고서를 쓰라는 이야기죠.
하지만 ‘1장짜리‘ 라는 점도 유의해야할 것입니다.
보고서 하면 몇 페이지 혹은 수십 장짜리 보고서를 생각하는데,
앞으로 성공하려면 간단명료하게 글을 압축해서 1장짜리로 쓰는 기술이 매우 필요합니다.
보고서를 쓰기전에 설계를 해야합니다. 흔히 서론, 본론, 결론을 많이 쓰는데요.
저는 대신 <배경, 내용, 의견>을 주문합니다.
먼저 보고서를 쓰는 목적 혹은 취지, 배경, 이런 게 필요하겠죠.
즉 왜 내가 이 보고서를 쓰느냐에 대한 질문입니다.
다음은 내용입니다. 보고할 사항의 핵심입니다. 이를테면 체육대회가 벌어졌다고 하죠.
행사에 몇 명이 참가했는지, 어떤 종목을 했는지, 축사에선 무슨 말이 나왔는지 같은 게 되겠죠.
마지막은 의견입니다. 즉, 보고할 것에 대해 글쓴이가 보고 느낀 의견을 적는 겁니다.
흔히 보고서를 보면, 이것이 빠져있는데, 그럼 보고서의 의미가 없죠.
보고서라는 건, 보고받을 사람이 보지 않은 걸 보고받는 거니깐,
그에 대한 의견을 줘야 판단을 하니까요. 일단 이 요소를 채울 수 있어야 합니다.
물론 기획형 보고서엔 분석과 전략이 들어가야 합니다. 다음은 <포인트>를 잡는 일입니다.
무엇을 맨 앞에 놓을까 하는 거요.
보고서에서 가장 중요한 것은 용건이 앞에 나와야 한다는 것이니까요.
뭘 포인트로 잡아서 앞으로 끄집어낼까가 중요합니다.
마지막으로 보고서를 쓴 뒤 반드시 소리 내어 읽어보는 일이 필요합니다.
마음속으로 생각하고 쓴 것과 말로 읽어보는 일은 다릅니다.
문장이 매끄럽지 않은 것, 횡설수설 하는 것, 알맹이가 없는 것, 읽어 보면 발견할 수 있습니다.
[다음 주 주제] 기획서 쓰기
[숙제] <내 삶의 기획>이란 제목으로 <1장짜리 기획서> 써보기